T.C.

PAZARLAR KAYMAKAMLIĞI

İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Genel Esaslar

AMAÇ

1. Madde 1 - Bu Yönergede amaç; ilçede görülen kamu hizmetlerinin daha etkin, verimli ve süratli sunulması, vatandaş başvurularının hızla sonuçlandırılması,
2. Birimler arası hizmet akışının çabuklaştırılması, iş veriminin artırılması açısından; Pazarlar Kaymakamlığına bağlı olarak hizmet yürütmekte olan ilçedeki genel idare kuruluşlarının yapacakları çalışmaların, esaslarını ve Kaymakam adına imzaya yetkili makamları belirlemek,
3. Alt kademelere yetki verilerek sorumluluk duygularını geliştirmek,
4. Üst makamların önemli konularda daha akılcı karar almasını kolaylaştırmak için kendilerine zaman kazandırmaktır.

KAPSAM

Madde 2 - Yönerge; ilgili mevzuat uyarınca Kaymakamlık ve bağlı kurumlara ait işbölümü ile bu kuruluşların yapacakları yazışmalarda ve yürütecekleri işlemlerde Kaymakamlık adına imza yetkisi kullanma ilke, şekil ve şartlarını içerir.

YASAL DAYANAK

Madde 3 - Bu Yönerge 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu, 3152 sayılı İçişleri Bakanlığının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun, 3046 sayılı Bakanlıkların Kuruluş ve Görev Esasları Hakkında Kanun, 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun, 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, Valilik ve Kaymakamlık Büroları Kuruluş Görev ve Çalışma Yönetmeliği, Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik, Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik ve Kütahya Valiliği İmza Yetkileri Yönergesi hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

TANIMLAR

Madde 4 - Bu Yönergede yer alan deyimlerden;

Kaymakamlık: Pazarlar Kaymakamlığını,

Kaymakam: Pazarlar Kaymakamını,

Yazı İşleri Müdürlüğü: Pazarlar Kaymakamlığı İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünü,

Yazı İşleri Müdürü: Pazarlar Kaymakamlığı İlçe Yazı İşleri Müdürünü,

Birim: Bakanlıkların, Genel Müdürlüklerin ve İl Özel İdaresinin ilçe düzeyindeki kuruluşlarını,

Birim Amiri - İlçe İdare Şube Başkanı: Bakanlıkların, Genel Müdürlüklerin ve İl Özel İdaresinin ilçe düzeyindeki birinci derecede yetkili amirlerini,

Büro Yetkilisi: Pazarlar Kaymakamlığı Yazı İşleri Müdürlüğü Veri Hazırlama Kontrol İşletmeni ve Bilgisayar İşletmenini,

YETKİLİLER

Madde 5 - Bu Yönergede adı geçen yetkililer; Kaymakam, Yazı İşleri Müdürü, Birim Amiri ve Büro Yetkilisidir.

İLKELER VE YÖNTEMLER

Madde 6 - Bu Yönergenin uygulanmasında aşağıdaki ilke ve yöntemler geçerlidir.

1. Yetkilerin sorumlulukla, dengeli, eksiksiz ve doğru olarak kullanılması esastır. Her kademe, sorumluluğu derecesinde ilgili konular üzerinde aydınlatılır. Yetki derecesinde “bilme hakkını” kullanır. Kaymakam ilçe örgütlerinin tümüyle, Yazı İşleri Müdürü ve Birim Amirleri kendi birimleriyle ilgili olarak “bilme hakkını” kullanır. Bu amaçla her makam sahibi imzaladığı yazılarda üst makamların bilmesi gerekenleri takdir ederek, zamanında bilgi vermekle yükümlüdür.
2. İmza yetkisinin kullanılmasında; hitap edilen makamın seviyesi ile konunun kapsam ve öneminin göz önünde tutulması temel ilkedir.
3. Yetki devrinin yasal olarak mümkün olmadığı veya mevzuatın bizzat ilgili amirin imzalamasını/onaylamasını emrettiği yazı ve onaylarda imza yetkisi devri yapılamaz.
4. Kaymakam tarafından devredilen imza yetkisi kullanılırken imza yetkilisinin adının altına “ Kaymakam a.” ibaresi yazılır. Kaymakam adına yetki verilmiş makamlarca imzalanacak “Kaymakam a.” ibareli yazılar, sadece yetkiyi kullanan tarafından imzalanır. İmzaya yetkili kişinin izin, hastalık, görev gibi nedenlerle bulunmaması hallerinde vekili imza yetkisini kullanır.
5. Kurumların gerek kendi teşkilatları ile gerekse diğer kurumlarla, Kaymakamlık aracı kılınmaksızın yapacakları yazışmalarda “Kaymakam a.” İbaresi kullanılmayacaktır.
6. Yazılar bütün ara kademe amirlerin parafı alınmadan imzaya sunulmaz, varsa ekleri ile birlikte imzaya sunulur. Birim amirinin paraf ya da imza tarihinden itibaren, yazılar en geç ertesi iş günü Kaymakamlığa imzaya sunulacaktır.
7. Bu Yönerge kapsamında birim amirleri kendi aralarında emir ve direktif niteliği içermeyen yazışmaları doğrudan yapabilirler.
8. Bir izin ve onayın kaldırılması veya tadili, yetki ve usulde paralellik ilkesine uygun yapılır.
9. Yetki devri ile edinilen yetki devredilemez. Yetki devri talepleri, İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünün sekreteryalığında yapılır. Kaymakam tarafından resen yapılan yetki devirleri, ilgili birim amirince yazılı olarak derhal İlçe Yazı İşleri Müdürlüğüne bildirilir.
10. Yazıların ilgili olduğu birimlerde hazırlanması ve oradan yayımlanması esastır. Ancak; acele hallerde Yazı İşleri Müdürlüğünde hazırlanan yazıların bir örneği gerekirse bilgi için ilgili birime gönderilir.
11. Yönetimin gözetim ve denetim alanına giren konulara ait ihbar, şikâyet ve icrai nitelikteki dilekçelerin Kaymakamlığa verilmesi esastır. Bunların dışında kalan sürekli hizmetlere ilişkin dilekçeler doğrudan doğruya ilgili kurum/kuruluşa verilebilir.
12. Kaymakamın emri ve/veya onayı ile yapılan veya Kaymakamın bizzat başkanı olduğu, ancak sekretarya işleri Yazı İşleri Müdürlüğünce yapılmayan her türlü denetim, toplantı ve uygulamalarla ilgili karar ve/veya tutanaklar bilgi amacıyla Kaymakamlık Makamına gönderilir. Bu tür yazılar Kaymakam tarafından havale edilir, Yazı İşleri Müdürlüğünce dosyalanır.
13. Kendisine başvurulan birim amirleri konunun incelenmesini ve çözümünü kendi yetkisi dışında görürse, dilekçe Kaymakama sunulacak ve direktiflerine göre gereği yapılacaktır.
14. Birim amirleri, izinleri ile vekâlet ve görevlendirme onaylarını, açıklamaları gereken yazı ve onayları Kaymakamlık Makamına bizzat sunarlar.
15. Birim Amirleri üst makamları tarafından gönderilen ve Kaymakamlık aracılığı ile gönderilmesi gerekirken her nasılsa doğrudan kendilerine gelen yazıları inceleyerek derhal makama bilgi verirler ve alacakları talimat doğrultusunda hareket ederler.
16. Basında çıkan ihbar, şikâyet ve dilekler, herhangi bir emir beklemeksizin ilgili birim amirince doğrudan ya da makamın direktifi üzerine dikkatlice incelendikten sonra, değerlendirmeyi de içeren sonucu en kısa zamanda birim amiri imzası ile Kaymakamlık Makamına bildirilecektir. Konu ile ilgili basına cevap verip vermeme hususundaki takdir Kaymakama aittir.
17. Devlet Memurları Kanununun104/C maddesi gereğince, personele mazeret izni verilebilmesi için memurun yıllık iznini bitirmiş olması şartı aranır.
18. Onay verilecek evrak, onay neticesine göre yürütülecek işin başlangıç tarihinden önceki bir tarihte Makama sunulacak, “Olur”u fiilen anlamsız kılacak gecikmelere meydan verilmeyecektir.
19. Mevzuatta Kaymakamlıktan havale edilmesi açıkça düzenlenmeyen iş ve işlemler için Kaymakamlıktan dilekçe havalesi istenmeyecektir.
20. İlçe içindeki genel idare kuruluşları; yerel yönetimler, il ve bölge kuruluşları ile ilgili yazışmaları Kaymakamlık kanalı ile yapılacaktır.
21. Kaymakam tarafından özel yetki verilmeksizin hiçbir birim amiri ve personel tarafından basın ve yayın organlarına herhangi bir şekilde bilgi ve demeç verilemez. Basına intikal ettirilecek konular Kaymakamlık Basın ve Halkla İlişkiler Bürosu tarafından bildirilecektir.
22. Gizli konular, sadece bilmesi gerekenlere bilmesi gerektiği kadar açıklanır.
23. İmza yetkisinin devrinde Kaymakamın her konuda havale, imza ve onay yetkisi saklıdır. Kaymakam gerek gördüğünde, devrettiği yetkileri her zaman kullanabilir.

YAZIŞMALARA İLİŞKİN USUL VE ESASLAR

Madde 7- Yazıların imza için Kaymakamlık makamına sunulmasında aşağıdaki hususlar göz önünde bulundurulur:

1. Tüm yazışmalarda: 10.06.2020 tarih ve 31151 sayılı Resmî Gazetede yayımlanan Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas Usuller Hakkındaki Yönetmelik hükümlerine mutlaka uyulacak, bu esaslara uymayan yazılar kendilerine yetki devredilen kişilerce imzalanmayarak birimine iade edilecektir.
2. Yazıların, Türkçe Dil Bilgisi kurallarına uygun, kısa, öz, tekrardan uzak, açık ifade ile ve amacı tam olarak anlatan nitelikte yazılması zorunludur. Ayrıca cümlelerin yüklemleri arasında ses uyumuna dikkat edilecektir. Bu amaçla birim amirleri bürolarında; Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas Usuller Hakkındaki Yönetmelik, Türkçe Yazım Kılavuzu ve Türkçe Sözlük bulunduracak, Türk Dil Kurumu internet sitesinden bu alanda yaralanacaktır.
3. Bilgi vermeyi ve açıklamayı gerektiren yazılar bizzat birim amirleri tarafından Kaymakamın imzasına sunulur. Kaymakamın imzasına sunulacak diğer yazılar Kaymakamlık Sekreterliğine teslim edilir.
4. Çok acil ve gecikmesinde sakınca bulunan haller hariç, imza için beklenilmeyip, teslim edilen ilgiliden bilahare geri alınır.
5. Kaymakamlığa imza için sunulacak yazılar bu işle görevlendirilmiş memur tarafından takip edilir. Kaymakam imzasına sunulacak yazılar hiçbir şekilde ilgisi olmayan kişiler tarafından takip edilmez ve her ne amaçla olursa olsun takip için ilgisi olmayan kişilere kurumlarca evrak teslimi yapılmaz. Evrak teslim almaya yetkili personel kurumları tarafından Kaymakamlık Yazı İşleri Müdürlüğüne bildirilir.
6. Atama, yer değiştirme, açığa alınma, işten el çektirme, göreve iade, açma, kapatma, memurlara veya gerçek veya tüzel kişilere ceza yazılması, insan hakları, tüketici hakları ile ilgili yazılar gibi önem arz eden yazılar bizzat birim amirleri tarafından önceden bilgi verilerek imzaya sunulur.
7. Şikâyetler, tayin, yer değişikliği, görev değişikliği içeren dilekçeler, asaleten veya vekâleten her türlü görevlendirme ve atama talepleri Kaymakamlığa yapılır. Kaymakam tarafından havale edilirler. Bu tür talepler kurumlara gelmiş olsa dahi kurum amirleri bu tür yazıları Kaymakama yönlendirir ve Kaymakam tarafından havale edilmesini sağlarlar. Acil durumlarda kendileri gereğini yaparlar ve derhal Kaymakama bilgi verirler.
8. İlgili birimin kodunda herhangi bir kısaltma yapılmayacak o birimin kodu aynen yazılacaktır.

İKİNCİ BÖLÜM

İmza ve Onay Yetkileri

1. KAYMAKAM TARAFINDAN AÇILACAK VE HAVALE EDİLECEK YAZILAR

Madde 8- Kaymakamlığa gelen evraklar, Evrak Bürosunca görev bölümüne göre ayrılarak havaleye hazırlanacaktır. “Gizli”, “Çok Gizli”, “Kişiye Özel”, “Hizmete Özel" ve “...isme...” yazılarla, şifreler, Kaymakam tarafından bizzat açılır, havale işlemleri Kaymakam tarafından yapılır.

Madde 9- Kaymakam tarafından havale edilecek yazılar şunlardır;

1. Vali ve üstü makamların imzasıyla gelen bütün yazılar,
2. Her türlü şikâyet dilekçeleri, yeni düzenlemeleri, yatırım ve planlamaları içeren dilekçeler.
3. Her türlü atama, yer değişikliği, görev değişikliği ve görevlendirme yazıları
4. Asayiş ve güvenlik ile ilgili önemli yazılar,
5. Yargı organlarından gelen yazılar.

2. KAYMAKAM TARAFINDAN İMZA EDİLECEK YAZILAR

    Madde 10- Kaymakam tarafından imza edilecek yazılar şunlardır:

1. Valilik ve kaymakamlıklar, genel müdürlükler ile bölge kuruluşlarına, bakanlıkların bağlı kuruluşlarına ve (acil hallerde) doğrudan bakanlıklara hitaben yazılan bütün yazılar,
2. Prensip, yetki, uygulama, yöntem ve sorumlulukları değiştiren yazılar,
3. Birimlere gönderilecek emirler, tamimler ve genelgeler,
4. Birim amirlerine gönderilen taltif, tenkit ve ceza maksadıyla yazılan yazılar,
5. 4483 sayılı Kanun ile ilgili her türlü yazılar,
6. 3091 sayılı Kanun ile ilgili müracaatlarda muhakkik tayin yazıları ve yine aynı kanuna göre verilen karar ve yazıları,
7. Yargı kuruluşlarına gönderilecek bilgilendirme inceleme, itiraz, savunma, iddia, temyiz vb. her türlü yazılar (İlçe Nüfus Müdürlüğü ve Tapu Müdürlüğünün davalarla ilgili yazıları, İlçe Jandarma Komutanlığının ve İlçe Emniyet Amirliğinin adli görevlerinden doğan yazıları ve icra takip yazıları hariç),
8. Askeri kuruluşlarla yapılan her türlü yazışmalar,
9. Başvuru sahiplerinin yazılı veya sözlü dilek ve şikâyetleri ile yeni düzenlemeleri, yatırım ve planlamaları içeren dilekçelere verilecek cevaplar,
10. Denetim sonuçlarının bilgi ve/veya yasal işlem yapılmasının sağlanması amacıyla gönderilmesini içeren yazılar gibi tüm yazışmalar.
11. Kaymakamın imzalaması gereken veriler ve ödeme emirleri,
12. Yeni kadro tahsis taleplerine ilişkin yazılar,
13. Ataması Kaymakamlığa ait memurların derece ve kademe terfileri ile onayları,
14. Görüş, muvafakat ve teklif bildiren yazılar,
15. Milletvekilleri tarafından verilen soru önergelerine ilişkin cevabi yazılar,
16. Yatırımlar, plan ve programlarla ilgili yazışmalar,
17. Görevden uzaklaştırma ve göreve iade yazıları,
18. Kanun, tüzük ve yönetmeliklerin ilanı için hazırlanan yazılar,
19. Kişiye özel ve gizlilik dereceli yazılar,
20. Görevlendirme yazıları,
21. Birim amirlerinin tüm izinleri,
22. Makam koruma görevlisi, makam şoförü ve makam sekreterinin tüm izinleri,
23. Bütün personelin Devlet Memurları Kanununun 104/C maddesi gereği verilecek mazeret izinleri,
24. Her türlü inceleme ve soruşturma açılması ve bunların işleme konulmaması ile ilgili yazılar,
25. Mülkiye Müfettişlerince düzenlenen teftiş raporları ile teftiş layihalarına verilecek cevap yazıları,
26. İlçe Özel İdaresinden araç ve gereç, personel v.b. taleplere ilişkin yazılar,
27. Komisyon kararları,
28. İlçe sınırları dışına araç görevlendirmeleri,
29. Güvenlik soruşturmalarıyla ilgili yazılar,
30. Afet ve Acil Yardım ile ilgili yazılar,
31.  Bir birime ait iken başka bir birimin faydalanması için verilecek veya devredilecek her türlü demirbaş eşya, alet, vb. malzemelerin kullanım, intifa ve/veya devir izinleri ile ilgili yazılar,
32. Kanun, tüzük ve yönetmeliklerin bizzat Kaymakam tarafından imzalanmasını emrettiği yazılar ve onaylar,
33. Kaymakamın uygun göreceği diğer yazılar.

3. KAYMAKAM TARAFINDAN ONAYLANACAK YAZILAR

Madde 11- Aşağıdaki konulara ilişkin yazılar Kaymakam tarafından onaylanır:

1. Mevzuata göre bizzat Kaymakam tarafından onaylanması veya verilmesi gereken kararlar ve onaylar,
2. Her türlü izin istek ve onayları ( Devredilenler hariç ),
3. Her türlü vekâlet onayları,
4. Memur ve işçi istifa ve emeklilik onayları,
5. İlçe İdare Şube Başkanlarının ilçe dışına araçlı/araçsız görevlendirilmelerine dair onaylar,
6. İlçe dışına çıkacak resmî hizmete mahsus araçların taşıt görev formları,
7. Personelin geçici veya sürekli görev veya görev yeri değişiklikleri onayları,
8. Birimlerin taşınmaz mal satın alması veya kiralaması ile ilgili onaylar,
9. Köy bütçelerinin tasdik edilmesi,
10. Köy ve mahalle muhtarlarının izin istek ve onayları,
11. Muhtarlığın herhangi bir sebeple sona ermesi durumunda muhtarlığa yapılacak vekâleten görevlendirme onayları,
12. Mevzuatla öngörülen idarî para cezaları ilgili/sorumlu birim tarafından tanzim edildikten sonra onaylanması,
13. 87/12028 sayılı Tekel Dışı Bırakılan Patlayıcı Maddelerle Av Malzemesi ve Benzerlerinin Üretimi, İthali, Saklanması, Depolanması, Satışı, Kullanılması, Yok Edilmesi, Denetlenmesi Usul ve Esaslarına İlişkin Tüzüğün 117. maddesi gereğince havai fişek gösterisi ile ilgili onaylar,
14. Kira sözleşmeleri ve ihale sözleşmelerinin lüzum müzekkereleri ile satın alma
15. Komisyon kararlarının onayları,
16. 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu ve 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu gereğince ihale yetkilisi ve harcama yetkilisi olduğu işlemleri yapmak,
17. İşyeri açma ve çalışma ruhsatlarına ilişkin yönetmelik kapsamında sıhhi işyerleri ile umuma açık istirahat ve eğlence yerlerine ait ruhsatları imzalamak,
18.  İlçede kuruluşu bulunmayıp görevlisi bulunan kamu görevlilerinin her türlü izin, ilçe içi görevlendirme onayları imzalamak.
19. İlçemizdeki müdür, yetkili öğretmen, vekil öğretmen ve ücret karşılığı ders okutmak üzere öğretmen görevlendirme onayları,
20. İlçedeki öğretmenlerin ve diğer personelin anma ve kutlama programları, sportif temasları, gezi ve benzeri amaçlar için görevlendirilmesine ilişkin onaylar,
21. Yaygın Eğitim Kurs açılış ve kapanma onayları,
22.  İlçedeki öğretmenlerin ek ders onayları,
23.  Eğitim öğretim sınıfına dahil boş kadroya vekil öğretmen ve sigortalı öğretmen görevlendirilmesine ilişkin onaylar,
24. Özel Öğrenci Yurtlarının müdürlerinin atanmasına ilişkin onayları,
25. Destek Eğitim Odası açılma onayları,
26. Okulların il içi gezi plan ve onayları,
27.  Mahkemelerce talep edilen bilirkişilerin bildirim yazıları,

     Ç. İLÇE YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜ TARAFINDAN İMZALANACAK VE HAVALE    EDİLECEK YAZILAR

Madde 12- İlçe Yazı İşleri Müdürü, aşağıdaki kurallar çerçevesinde evrak havale işlemlerini yapar;

1. Kaymakamlığa gelen “gizli”, “çok gizli”, “kişiye özel”, “hizmete özel”, “isme”, yazılar ve şifreler dışındaki bütün yazılar İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü evrak görevlisi tarafından açılır, evrak üzerine gideceği birim yazılır, kaydı yapılır ve Kaymakam tarafından görülmesi gerekenler ayrıldıktan sonra diğerleri yine Yazı İşleri Müdürü tarafından ilgili birimlere havale edilir.
2. “İvedi”, “Çok ivedi”, “Günlü” ibareli yazılar ile (Telgraf, teleks, faks, telefakslar gibi) değerli evrak Kaymakam ilçede ise Kaymakam tarafından havale edilir. Ancak acil durumlarda Yazı İşleri Müdürü tarafından havalesi yapılır, sonucu takip edilir ve en kısa zamanda Kaymakama bilgi verilir.
3. Doğrudan Kaymakamlığa yapılan başvurular bir özellik arz etmediği, Kaymakam tarafından görülmesinde bir gereklilik olmadığı, bir ihbarı ya da şikâyeti kapsamadığı takdirde, İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünce kaydı yapılarak, ilgili daireye, yine Yazı İşleri Müdürü tarafından havale edilir. Bu şekilde ilgili kuruluşa giden evrak işleme konulur. Ancak cevaplar Kaymakam tarafından imzalanır.
4. Takdir hakkı gerektirmeyen, yivsiz tüfek ruhsatnamesi ve talep dilekçesi, dügünde çalgı izin talep dilekçesi, vb. dilekçelerin havalesi,
5. Yukarıda yazılanların dışında kalan genel olarak herhangi bir emir ve talimat niteliğinde olmayan, yasal olarak rutin şekilde gereğinin yapılması icap eden ve kaymakamın imzasını gerektirmeyen her türlü evrak ve dilekçelerin ilgili birimlere havale edilerek imzalanması,
6. Kaymakamın ilçede ve/veya makamında bulunmadığı acil durumlarda yazışma hakkında derhal bilgi verilmesi şartı ile Kaymakam tarafından imzalanması gereken ancak özellik ve ivediliği nedeniyle gecikmesinde sakınca bulunan yazılar,
7. 4483 sayılı Kanun gereğince Kaymakam tarafından verilen “soruşturma izni verilmesi” ve “soruşturma izni verilmemesi’ kararlarının ilgili makam ve kişilere (üst yazıların imza edilmesi dışındaki) tebliği ve tebellüğü işlemleri ile diğer tebligat işlemleri,
8. Yanlış gelen yazıların ilgili makama gönderilmesine ilişkin yazılar,
9. Üst makamlardan gelip kaymakamın havalesinden geçen yazıların yerel yönetimlere ve muhtarlıklara gönderme yazıları,
10. Adli Sicil Belgesi talepleri sonucunda; İçişleri Bakanlığı e-İçişleri sisteminde faal bulunan Adli Sicil Sorgulama Modülünden alınan Adli Sicil Belgelerinin imzalanması,
11. İhale ve diğer ilan tutanaklarına ilişkin yazışmalar,
12.  Apostil tasdik şerhinin imzalanması.

Madde 13- 12. maddede belirtilen hususları içeren yazılar, Yazı İşleri Müdürü’nün toplantı, vs. nedenlerle bulunamadığı durumlarda Büro Yetkilisi tarafından havale edilir veya “Kaymakam Adına” imza edilir.

4. BİRİM AMİRLERİNİN İMZALAYACAĞI YAZILAR VE ONAYLAR

Madde 14- Birim amirleri sadece kendi konuları ile ilgili başvuruları bu Yönergede belirtilen kurallar çerçevesinde (ihbar, şikayet, atama vb. istisnalar dışında), doğrudan doğruya kabul etmeye, kaydını yaparak, konuyu incelemeye ve eğer istenen husus; mevcut bir durumun beyanı veya yasal bir durumun açıklaması ise bunu dilekçe sahiplerine yazılı olarak bildirmeye yetkilidirler.

Bunlar dışındaki sonuçlara ya da şikâyet, soruşturma, tayin, atama, yer- görev değişikliği taleplerine dair dilekçe ve yazıları mümkün olduğunca Kaymakamlık Makamına yönlendirirler. Bu tür yazıları Kaymakamlık Makamına yönlendirmenin mümkün olmadığı ve/veya gecikmesinde sorun çıkabilecek durumlarda kabul ederler ve bu durumlarda derhal Kaymakama bilgi verirler ve cevaplarını Kaymakam imzası ile yazarlar.

Madde 15- Birim amirleri, aşağıda belirtilen konuları içeren yazıları ‘Kaymakam Adına’ imzalarlar:

1. Yeni bir hak ve yükümlülük doğurmayan, Kaymakamlığın takdirini gerektirmeyen ve bir direktif niteliği taşımayan mutad yazılar ile teknik, istatistik ve hesaplara ilişkin yazılar,
2. Bir dosyanın tamamlanması, bir işlemin sonuçlandırılması için belge ve bilgi istenmesi, teftiş rapor ve layihalarının izlenmesine dair yazılar,
3. Kaymakamlık tarafından kabul edilmiş ve onaylanmış kararların ve/veya yetkili kurullar tarafından verilmiş kararların işleme konulması, tebliğ - tebellüğü, ilanı, ilgili kişi kurum ve makamların bilgilendirilmesi hususları ile ilgili yazılar,
4. Kaymakamın katkısına ihtiyaç duyulmayan tip formlarla bilgi alma, bilgi verme niteliğinde olan yazıların imzalanması,
5. Vatandaşlarımızın kamu kurum ve kuruluşlarındaki iş ve işlemlerini takipleri sırasında içerik olarak şikâyet ve icrai nitelik taşımayan rutin hizmetlere ilişkin dilekçe ve başvuruların kabul edilmesi, incelenmesi, bilgi istenmesi için kuruluşlara ve ilgilisine bilgi verilmesine dair yazılar,
6. Kurum ve Kuruluşlardan, Kaymakamlık aracı kılınmaksızın, doğrudan kurumlara yazılan yazılara verilecek cevap yazıları,
7. Mevzuatta Kaymakamlık onayı ile oluşturulması öngörülmemiş ise, Müdür Yardımcısı başkanlığında oluşturulacak kurul, komisyon veya denetim ekiplerinin görevlendirilmesine ilişkin onaylar,
8. Kadro ve kadro değişikliklerine ilişkin yazıların alt birimlere gönderilmesi yazıları,
9. Personelin görev dolayısıyla ilçe içerisinde araçlı veya araçsız günübirlik görevlendirmeleri, (ilçe dışı ve il dışı görevlendirmeler Kaymakam tarafından)  onayları,
10. Birim amirleri tarafından kurumlarına bağlı tüm personelin yıllık izinleri ve onayları,

E. İLÇE MİLLÎ EĞİTİM MÜDÜRÜ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR

İlçe Millî Eğitim Müdürü bu Yönergenin D maddesinde belirtilen birim amirlerinin imzalayacağı imza ve onaylara ek olarak “Kaymakam Adına” aşağıda sayılan konularında imza ve onay işlemlerini yapar.

1. 1.İlçe Millî Eğitim Müdürlüğüne bağlı okullardaki öğrencilerle ilgili istatistiklere ait yazışmalar,
2. İlçede eğitim-öğretim hizmetleri kapsamındaki mesleki ve rehberlik çalışmaları ile ilgili yazışmalar,
3. Devlet parasız yatılılık ve bursluluk sınavı ile ilgili yazışmalar,
4. Kendi muadil ve astlarına hitaben yazılan öğrenci nakilleri, devamsız öğrenciler v.b. öğrenci işleriyle ilgili yazışmalar,
5. Halk Eğitim Merkezi Müdürlüğünün bilgilendirme ve istatistiklerine ait yazılar,
6. Okul yöneticileri ve öğretmenlerin ek ders ücreti onayları.
7. Çocuk mahkemelerinin danışmanlık tedbiri rehber öğretmen görevlendirmeleri,
8. Halk Eğitim Müdürlüğünün kurs açma ve kapatma onayları,

      F. MALMÜDÜRÜ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR

   İlçe Malmüdürü bu Yönergenin D maddesinde belirtilen birim amirlerinin imzalayacağı imza ve onaylara ek olarak “Kaymakam Adına” aşağıda sayılan konularında imza ve onay işlemlerini yapar.

   1.  Malvarlığı araştırması yazıları,

   2.  Emanet ve aylık bildirim içerikli yazılar.

G. İLÇE EMNİYET AMİRİ ve İLÇE JANDARMA KOMUTANI TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR

Madde 16- İlçe Emniyet Müdürü bu yönergenin D Maddesinde belirtilen birim amirlerinin imzalayacağı imza ve onaylara ek olarak “Kaymakam Adına" aşağıda sayılan konularında imza ve onay işlemlerini yapar.

1. 29.09.1987 Tarihli 19589 Sayılı Resmi gazetede yayımlanan ‘Tekel Dışı Bırakılan Patlayıcı Maddelerle Av Malzemesi ve Benzerlerinin Üretimi, İthali, Taşınması, Saklanması, Depolanması, Satışı, Kullanılması, Yok Edilmesi, Denetlenmesi Usul ve Esaslarına İlişkin Tüzüğün’ 117. Maddesi ‘Oyun ve Eğlence Aracı Olan Patlayıcı Maddeler Dışında Şenlik ve İşaret Fişeklerinin Kullanılması, bu işi bilen bir sorumlu gösterilerek yerel mülki amirinden izin alınmasına’ dair onay ve yazıları imzalamak.(Kaymakam a.)
2. Yoklama kaçağı, bakaya ve firari durumlarda olup, aranan ve yakalananlar hakkında ilgili kurumlara yazılan yazılar.
3. Suç işlenmesini caydırmak ve önlemek, suç işlenmesi halinde failleri ve sorumluları ile ilgili olarak yapılacak her türlü iş ve işlemlerle ilgili yazılar, tutanaklar, ilgili adli ve mülki makama sunuş yazıları.
4. Mevzuat hükümlerince Mülki Amirin onaylamış olduğu idari para cezalarını Pazarlar Vergi Dairesi Müdürlüğüne bildirilmesi,
5. Ceza Muhakemesi Kanunu ve Adli Kolluk Yönetmeliği hükümlerince, kolluğun görev ve yetkilerini ilgilendiren konular, meydana gelen adli olaylar ve bu olayların soruşturma ve kovuşturma safhalarında Cumhuriyet Başsavcıları ve yetkili mahkemelerden kolluğa gönderilen yazılı ve sözlü talimatların yerine getirilmesi için adli makamlar ve diğer kurumlarla yönelik yapılacak yazışmalar,

Ğ. İLÇE NÜFUS MÜDÜRÜ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR

Madde 17- İlçe Nüfus Müdürü bu yönergenin D Maddesinde belirtilen birim amirlerinin imzalayacağı imza ve onaylara ek olarak “Kaymakam Adına” aşağıda sayılan konularında imza ve onay işlemlerini yapar.

1. İlçe Jandarma Komutanlığı ile İlçe Emniyet Amirliğine yazılan adres araştırması ilgili tahkikat yazılarının imzalanması,
2. SGK ve diğer Vukuatlı Nüfus Kayıt Örneği isteği ile ilgili dilekçelerin havalesi,
3. Vukuatlı nüfus kayıt örneği talepleri,

H. İLÇE MÜFTÜLÜĞÜ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR

Madde 18- İlçe Müftüsü bu yönergenin D Maddesinde belirtilen birim amirlerinin imzalayacağı imza ve onaylara ek olarak “Kaymakam adına" aşağıda sayılan konularında imza ve onay işlemlerini yapar.

1. Sendika işlemleri ve yazışmaları,

I.  İLÇE TARIM ve ORMAN MÜDÜRLÜĞÜ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR

Madde 19- İlçe Tarım ve Orman Müdürü bu yönergenin D Maddesinde belirtilen birim amirlerinin imzalayacağı imza ve onaylara ek olarak “Kaymakam adına " aşağıda sayılan konularında imza ve onay işlemlerini yapar.

1. İI dışına acilen gönderilmesi gereken hayvansal marazi maddelerin üst yazıları ile taşıt ve personel görev belgeleri yazılarının(Kaymakama bilgi verilerek) imzalanması,

İ. İLÇE TOPLUM SAĞLIĞI MERKEZİ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR

Madde 20- İlçe Sağlık Müdürlüğü bu yönergenin, D Maddesinde belirtilen birim amirlerinin imzalayacağı imza ve onaylara ek olarak “Kaymakam adına " aşağıda sayılan konularında imza ve onay işlemlerini yapar.

            1.Şikâyet, suç veya ihbarı içermemesi kaydıyla çevre sağlığı ile ilgili başvuruların cevabi yazılarının imzalanması.

J. SOSYAL YARDIMLAŞMA ve DAYANIŞMA VAKFI MÜDÜRÜ TARAFINDAN İMZALANACAK DİĞER YAZILAR

Madde 21- İlçe S.Y.D.V. Müdürü bu yönergenin D Maddesinde belirtilen birim amirlerinin imzalayacağı imza ve onaylara ek olarak “Kaymakam adına" aşağıda sayılan konularında imza ve onay işlemlerini yapar.

            1. Vakıf başvuru dilekçe ve formlarının havalesi,

            2. İaşe ve Gelir tespitime ilişkin yazışmalar,  

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Sorumluluk ve Diğer Hususlar

Madde 22-Yönergenin uygulanması ve sorumluluğu yönünden aşağıdaki belirtilen hususlara uyulacaktır:

1. Yetki devri ile edinilen yetki devredilemez. Kaymakamın onayını alma durumu saklıdır.
2. İmza yetkisinin devrinde yetki ve usulde paralellik ilkesi doğrultusunda her konuda havale, imza ve onay yetkisi saklıdır. Kaymakam gerek gördüğünde devrettiği yetkileri her zaman kullanabilir.
3. Birim amirleri, birimlerinden çıkan bütün yazılardan ve yapılan işlemlerden Kaymakama karşı sorumludurlar.
4. Bu Yönerge ile verilen yetkilerin tam ve doğru olarak kullanılmasından ve uygulamanın Yönergeye uygunluğunun denetiminden ilgili Birim Amirleri sorumludur.
5. Kendilerine teslim edilen evrak ve yazıların korunmasından her kademedeki amirler ve memurlar sorumludur.
6. Tekit yazıları, yönetimle sağlıksızlığın bir göstergesidir. Tekide meydan verilmemesi için birimlerde birim amirleri ile birlikte ilgili görevliler ortaklaşa sorumlu tutulacaktır.
7. İmza yetkisi devri konusunda, bu Yönerge hükümlerine uyum ve riayeti sağlamak amacıyla ve gerektiğinde Kaymakam tarafından kararlar üzerinde veya ilgili dairede denetlemeler yapılacaktır.
8. Bu Yönerge ile verilen yetkilerin tam ve doğru olarak kullanılmasından, Yönergeye uygunluğun sağlanmasından birim amirleri, yazışmaların emir ve usullere uygun yapılmasından ve dosyaların korunmasından birimlerin yazı işleri görevlileri sorumludur. Buna esas olmak üzere Yönerge tüm memurlara imza karşılığında okutulacak ve Yönergenin bir örneği dökümü alınmış veya bilgisayar ortamında görevlilerin her zaman başvurusuna hazır konumda bulundurulacak, uygulaması sağlanacaktır.
9. Yazıların zamanında gereğinin yapılmasından ve cevaplandırılmasından birim amiri ile ilgili memur sorumlu olup, herhangi bir tekide mahal verilmeyecektir. Günlü ve ivedi yazılar belirtilen gününde, işlemi gerektirenler hariç en geç iki gün içinde gereği yapılarak cevaplandırılacaktır.
10. Her türlü dilekçenin en geç otuz gün içerisinde cevabı verilecektir. Eğer işlemleri devam ediyorsa aşamaları en geç otuzar günlük zaman aralıklarıyla ilgili makam ve kişilere yazılı bildirimlerde bulunulacak, işlem sonuçlandığında ayrıca bildirilecektir. 4892 sayılı Bilgi Edinme Kanunu kapsamında olan dilekçeler için bu kanunda belirtilen sürelere ve yönteme uyulacaktır.
11. Hizmet ve iş, eşitlik kuralına özen gösterilerek yapılacaktır. Yardıma muhtaç kişilere yol ve ilgi gösterilecek, bunun dışında bazı kişilerin diğerlerine üstünlüğü ve önceliği olmayacaktır. Herkes dairelerde kendi işini kendisi izleyecektir. Kaymakamlıkça verilen bütün görevler, zamanında ve mevzuata uygun biçimde yapılacak, görevi saklayıcı tutum ve davranışlara girilmeyecektir. Düzenlenen resmî toplantı ve görüşmelere zamanında ve hazırlıklı olarak gelinecektir.
12. Her daire doğru bilgileri içeren brifing hazırlayacak ve brifinglerin güncel olmasına özen gösterecektir.

DÖRÜNCÜ BÖLÜM

Son Hükümler

YÖNERGEDEKİ BOŞLUKLAR

Madde 23- Bu Yönergede tadat, tasnif ve tarif edilemeyen hususlar ile tereddüde düşülen hususlarda Kaymakam emrine göre hareket edilecektir.

YÜRÜRLÜKTEN KALDIRMA

Madde 24- Pazarlar Kaymakamlığının bu konuda yayımladığı 08.02.2024 tarihli İmza Yetkileri Yönergesi yürürlükten kaldırılmıştır.

YÜRÜRLÜK

Madde 25- Bu Yönerge yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer.

YÜRÜTME

Madde 26- Bu Yönerge hükümlerini Kaymakam yürütür. 29.04.2025

                                                                                                                   Alper AÇIKGÖZ

                                                                                                                   Kaymakam